Các doanh nghiệp mới thường tập trung cho những bước quan trọng như tìm kiếm mặt bằng, tuyển dụng nhân viên, hoàn thiện hình ảnh thương hiệu. Nhưng lại hay quên đi một yếu tố đóng vai trò quyết định trong việc vận hành ban đầu chính là trang thiết bị văn phòng. Vậy thì có những trang thiết bị quan trọng nào không thể thiếu trong văn phòng của doanh nghiệp mới thành lập? Hãy cùng với Trần Vách Thạch Cao Gia Phong tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây nhé!
Trang thiết bị văn phòng không phải đơn thuần là bàn ghế, máy in hay văn phòng phẩm, mà còn là nền tảng giúp cho doanh nghiệp vận hành suôn sẻ. Đảm bảo nhân sự có đủ điều kiện, cơ sở vật chất làm việc và giao tiếp hàng ngày. Nếu văn phòng thiếu đi các trang thiết bị, sẽ dẫn đến:
Xu hướng xây dựng, thiết kế văn phòng doanh nghiệp trong những năm gần đây dần trở nên ưu tiên sự tối giản - linh hoạt - công năng, cũng có nghĩa là trang thiết bị văn phòng phải đồng bộ, tiện dụng và phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.
Đầu tiên, đối với khu vực làm việc, ở mọi mô hình văn phòng từ Startup nhỏ đến doanh nghiệp vừa và lớn, dưới đây là những trang thiết bị văn phòng không thể thiếu.
Bàn làm việc là vật dụng quan trọng đóng vai trò phân bổ vị trí chỗ ngồi, nơi làm việc hàng ngày của nhân viên. Doanh nghiệp mới có thể lựa chọn nhiều loại bàn như:
Với sự ưu tiên thiết kế văn phòng tối giản theo xu hướng hiện nay, lựa chọn màu gỗ sáng hoặc trắng sẽ giúp cho không gian rộng hơn và dễ kết hợp ánh sáng trần.
Có thể bạn chưa biết, ghế ngồi làm việc ở văn phòng là thiết bị có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe làm việc của nhân viên. Chính vì vậy nên việc lựa chọn ghế ngồi phù hợp là rất quan trọng.
Bạn có thể tham khảo và sử dụng ghế công thái học, đây là loại ghế có chức năng hỗ trợ cột sống, giảm thiểu mỏi lưng, cổ và phù hợp dành cho người ngồi từ 6-8 giờ mỗi ngày. Với doanh nghiệp mới, đây là khoản đầu tư đáng giá vì giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tránh các bệnh lý văn phòng.
Mặc dù công nghệ cùng với chuyển đổi số phát triển mạnh và hỗ trợ doanh nghiệp lưu giữ những thông tin hồ sơ hay các thông tin quan trọng dễ dàng hơn, tuy nhiên, đối với những hồ sơ giấy vẫn còn được sử dụng nhiều hầu hết ở các doanh nghiệp hiện nay thì vần cần phải có tủ và kệ đựng và lưu trữ.
Trang bị tủ hồ sơ và kệ lưu trữ ở văn phòng sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn trong những công việc như:
Một trong những trang thiết bị văn phòng giúp cho không gian khu vực làm việc trở nên khoa học hơn đó chính là vách ngăn. Với vách ngăn văn phòng, có thể tạo ra khu vực riêng cho từng nhóm, có sự riêng tư nhất định cho các nhân viên, phòng ban khi làm việc.
Để có được một vách ngăn vừa đẹp, vừa an toàn, lại dễ dàng thi công, doanh nghiệp có thể ưu tiên sử dụng:
Khi các doanh nghiệp băn khoăn nên chọn loại vách nào là hợp lý thì Trần Vách Thạch Cao Gia Phong thường tư vấn nên kết hợp cả hai để tối ưu được cả công năng lẫn tính thẩm mỹ cho không gian văn phòng.
Nếu nói nhóm ở khu vực làm việc trên là nhóm trang thiết bị không thể thiếu ở bất cứ văn phòng làm việc nào thì nhóm thiết bị công nghệ chính là nhóm quyết định đến 70% hiệu quả công việc.
Phụ thuộc vào tính chất công việc của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp để lựa chọn thiết bị máy tính, laptop và loại màn hình phù hợp, cụ thể:
Với những doanh nghiệp có lượng công việc lớn họ còn trang bị thêm màn hình phụ để tăng hiệu suất xử lý dữ liệu và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.
Thông thường để tiết kiệm thời gian cho việc in ấn các loại giấy tờ, tài liệu quan trọng, các doanh nghiệp mới khi setup nên:
Với sự phát triển công nghệ, hệ thống kết nối mạng hay chúng ta còn gọi là “Wifi” hầu như không thể thiếu ở bất cứ đâu, dù là doanh nghiệp, nhà ở, hay trung tâm thương mại. Và nếu không trang bị mạng hoặc mạng yếu sẽ làm giảm đi năng suất làm việc. Những yêu cầu phải đáp ứng về hệ thống mạng gồm:
Trong thời đại các doanh nghiệp dần chuyển sang Hybrid work, việc tổ chức họp online diễn ra thường xuyên hơn, chính vì vậy cần phải có các trang thiết bị như: Webcam full HD, Micro thu âm chống ồn, loa hội nghị, màn hình TV hoặc màn chiếu.
Đây là khoản đầu tư giúp hạn chế rào cản giao tiếp giữa các văn phòng, chi nhánh hay khách hàng từ xa. Tạo ra sự thuận lợi trong quá trình họp, bàn bạc, thương thảo.
Nhóm thiết bị được xem như là “xương sống” của văn phòng chính là hệ thống đèn, điện, chiếu sáng, điều hoà và cơ sở hạ tầng, mặc dù là trang thiết bị văn phòng vô cùng cần thiết nhưng có rất nhiều doanh nghiệp ít để ý đến hoặc không quá tập trung đầu tư vào ban đầu.
Thường xuyên phải làm việc với máy tính thì hệ thống chiếu sáng cho không gian cần được phải trang bị kỹ lưỡng, nên ưu tiên lựa chọn loại đèn panel LED và đèn Downlight vì:
Với ánh sáng lý tưởng từ hệ thống đèn được trang bị kỹ lưỡng, đáp ứng đủ tiêu chí về chiếu sáng, sẽ giúp nhân sự tập trung và tỉnh táo hơn để làm việc
Các trang thiết bị văn phòng thường phải hoạt động liên tục, nên cần trang bị hệ thống ổ cắm - dây dẫn - CB điện đáp ứng đủ các tiêu chí:
Có khả năng chịu tải tốt.
Bố trí ổ cắm âm bàn, âm tường tiện dụng, để có thể dễ dàng sạc máy hay sử dụng.
Có CB chống giật, chống cháy nổ.
Các doanh nghiệp khi trang bị hệ thống điều hoà, máy lạnh cho văn phòng cần phải lựa chọn công suất dựa trên:
Những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp đã chọn trang bị cho văn phòng của mình những chiếc trần - vách thạch cao khi setup vì:
Hệ thống trần - vách thạch cao được xem là cơ sở hạ tầng không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn tạo nên không gian chuyên nghiệp, hiện đại ngay từ đầu và muốn tránh phát sinh chi phí sửa chữa lâu dài về sau.
Trang thiết bị văn phòng hỗ trợ tuy chỉ là một nhóm nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên khi làm việc. Một số trang thiết bị có thể kể đến như:
Ở văn phòng, luôn phải có những vật dụng như: Giấy in, bút viết, bấm kim, kẹp hồ sơ, giấy note, file tài liệu, bảng thông báo, … dù chỉ là những thứ đơn giản nhưng luôn xuất hiện trong mọi hoạt động ở văn phòng.
Để có thể đảm bảo an ninh, kiểm soát được hoạt động của nhân viên ra vào, đi làm hay nghỉ phép ở văn phòng, các doanh nghiệp nên trang bị các thiết bị:
Không chỉ giúp kiểm soát về mặt an ninh mà còn là nhóm hỗ trợ bảo mật thông tin và quản lý nhân sự hiệu quả.
Bạn muốn nhân sự yêu thích công ty mình và tạo cảm giác họ được đảm bảo sự thoải mái, thư giãn vào những khung giờ nghỉ trưa? Hãy trang bị thêm những thiết bị pantry như: máy lọc nước nóng lạnh, tủ lạnh mini, bộ ly - tách - khay đựng, lò vi sóng.
Đây là những thiết bị pantry phổ biến và cũng chính là yếu tố khiến cho nhân sự cảm thấy mình được quan tâm đồng thời có thể khiến cho họ muốn gắn bó với doanh nghiệp lâu hơn.
Không gian văn phòng sạch sẽ, gọn gàng sẽ giúp tăng trải nghiệm chung vừa tạo động lực cho nhân viên vừa để lại ấn tượng tốt với đối tác, doanh nghiệp cần trang bị thêm các thiết bị vệ sinh và hỗ trợ bảo trì dưới đây:
Để giúp các chủ doanh nghiệp một tay, Gia Phong chia sẻ ngay những chi phí cần biết, tư vấn nên mua - thuê - mua thanh lý? Đồng thời đưa ra những ưu điểm của việc chọn đơn vị thi công setup trang thiết bị văn phòng trọn gói.
Dựa vào quy mô văn phòng của doanh nghiệp, có thể ước tính chi phí để đầu tư cho trang thiết bị văn phòng, cụ thể:
Tuỳ thuộc vào doanh nghiệp muốn sử dụng các trang thiết bị như thế nào và ý định sử dụng lâu dài, thường xuyên hay chỉ muốn dùng một thời gian rồi đổi mới, hoặc tận dụng lại đồ cũ nhưng còn mới.
Việc nhớ hết tất cả những trang thiết bị văn phòng có lẽ sẽ dễ bị bỏ sót nếu chủ doanh nghiệp có quá nhiều thứ cần phải lo, vậy thì nếu lựa chọn giải pháp tìm kiếm đơn vị có dịch vụ thi công kết hợp luôn setup trang thiết bị trọn gói sẽ giúp ích cho chủ doanh nghiệp rất nhiều, cụ thể:
Nếu bạn đang có kế hoạch xây dựng văn phòng cho doanh nghiệp của mình và đang tìm đơn vị hỗ trợ bạn tại TPHCM, bạn có thể lựa chọn Trần Vách Thạch Cao Gia Phong, chúng tôi cung cấp và hỗ trợ cho doanh nghiệp các dịch vụ:
Đừng ngần ngại liên hệ ngay với Gia Phong, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn và báo giá minh bạch, chi tiết về các gói dịch vụ.
Việc chuẩn bị các trang thiết bị văn phòng đầy đủ và khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp mới thành lập tiết kiệm được thời gian, ngân sách. Đồng thời xây dựng được môi trường làm việc chuyên nghiệp. Hãy lập danh sách các trang thiết bị cần thiết cho văn phòng của mình, xác định ngân sách, xem xét kỹ mô hình và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp. Và nếu bạn đang cần tìm đơn vị cung cấp giải pháp đồng bộ từ trần - vách thạch cao - ánh sáng - phân chia không gian cho văn phòng mới, liên hệ với Gia Phong để chúng tôi có cơ hội được đồng hành cùng bạn nhé!
